Hoe eenvoudig is het om over te stappen naar een andere zakenreisorganisatie?
Waar moet u op letten bij het overstappen naar een andere zakenreisorganisatie, en hoe laat u dit soepel verlopen?
Overstappen naar een andere zakenreisorganisatie (TMC) kan een flinke stap lijken.
Soms lijkt overstappen een vanzelfsprekende keuze: u hebt een voordeligere aanbieder gevonden of uw huidige aanbieder past niet meer bij uw organisatie. Toch blijft de vraag…
Wat als de overstap zelf meer moeite kost dan het probleem dat we willen oplossen?
Dat is een terechte vraag. Zakenreizen raken bijna elk onderdeel van een organisatie. Het kan dan ook een enorme klus lijken om de bestaande werkwijze te veranderen, van reisbeleid en reizigersprofielen tot boekingsgewoonten en goedkeuringsprocessen.
Ons implementatieteam bij Gray Dawes heeft honderden overstappen begeleid en ziet telkens hetzelfde: de overstap lijkt vooraf bijna altijd ingrijpender dan deze in werkelijkheid is.
In dit artikel bekijken we het overstapproces en laten we zien waarom het vaak minder ingrijpend is dan mensen verwachten.
Het proces begint ruim vóór de livegang
Zodra een organisatie besluit over te stappen, begint het echte werk.
Bij Gray Dawes neemt ons implementatieteam het contact over van het salesteam. Samen met de klant stellen we een draaiboek voor de overstap op: een plan dat rekening houdt met zowel de mensen die ermee gaan werken als de gegevens die moeten worden overgezet.
Dat klinkt misschien ongebruikelijk voor een overstap tussen zakelijke dienstverleners, maar een andere zakenreisorganisatie kiezen kan veel losmaken bij de betrokken medewerkers. Medewerkers die reizen boeken en reismanagers werken vaak al jaren op een bepaalde manier. Ze hebben eigen oplossingen gevonden en beschikken over praktische kennis die niet altijd is vastgelegd.
Een goed implementatieteam besteedt daarom evenveel aandacht aan de medewerkers als aan de techniek. Het is belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, ook al zien maar weinig mensen binnen de organisatie wat er achter de schermen gebeurt.
Zakenreizen zijn geen hogere wiskunde, maar een overstap naar een andere zakenreisorganisatie kan ingewikkeld zijn
Een van de nuttigste dingen die u tijdens een overstap kunt doen, is heel eenvoudig: stel duidelijke, directe vragen.
De belangrijkste vraag is misschien wel: ‘Waarom doen we het eigenlijk op deze manier?’
Vaker dan u denkt, is het eerlijke antwoord: ‘Omdat we het altijd zo hebben gedaan.’
Dat is geen kritiek. Processen veranderen in de loop der jaren vaak stap voor stap. Een overstap biedt juist een kans om gewoonten onder de loep te nemen, onnodig ingewikkelde processen te vereenvoudigen en een betere werkwijze te vinden. Zo neemt u niet vanzelfsprekend de oude inrichting over.
Want uiteindelijk hoeven zakenreizen niet ingewikkeld te zijn. Het gaat erom dat mensen zo soepel en efficiënt mogelijk van A naar B reizen.
‘Een goede zakenreisorganisatie durft te zeggen dat iets niet mogelijk is, in plaats van meer te beloven dan ze kan waarmaken om de overstap makkelijker te laten lijken.’
‘Wie overweegt over te stappen, kan het proces het beste zien als een reeks stappen, niet als één gebeurtenis. Hoe werkte u voorheen? Wat ging goed? En wat niet? Bij een geslaagde overstap behoudt u wat goed werkt en pakt u de knelpunten aan die u eerder misschien als onvermijdelijk beschouwde.’
Justin Isaacs, Global Implementation Manager
Een overstap is pas geslaagd als medewerkers erachter staan
Als er één les steeds terugkomt, is het deze: het succes van een overstap hangt sterk af van hoe betrokken mensen zich bij het proces voelen.
Wanneer een klant actief meedenkt, vragen stelt en wil begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, verloopt de overstap meestal soepeler. Het is ook belangrijk om de eigen medewerkers mee te nemen in de verandering. Gebeurt dat niet, dan kan dat later leiden tot weerstand, frustratie en weinig gebruik van de nieuwe dienstverlening.
Daarom moet de communicatie op tijd beginnen. Een planning, regelmatige updates en duidelijke aankondigingen geven medewerkers de tijd om aan het idee te wennen. Dat klinkt eenvoudig, maar kan een groot verschil maken voor het verloop van de overstap.
Er zijn bijna altijd medewerkers die moeite hebben met verandering. Dat betekent niet per se dat de nieuwe dienstverlening minder goed is; verandering zelf kan ongemakkelijk zijn. Door zorgen vroeg te signaleren en te bespreken, voorkomt u dat ze later uitgroeien tot problemen.
Reistechnologie die het overstappen waard is
Veel zorgen over het overstappen naar een andere zakenreisorganisatie komen voort uit de verwachting dat alles ingewikkelder wordt. Weer een extra inlogaccount, een systeem dat niet aansluit op de rest of een nieuwe handmatige werkwijze.
Met ons PORTAL-platform vindt u alles voor uw zakenreizen op één plek, met één keer inloggen. U kunt er reizen boeken, uitgaven beheren, reizigersprofielen aanpassen en meer. Dat doet u eenvoudig met een paar klikken.
Goede training maakt het verschil bij een overstap
Technologie werkt pas goed als mensen weten hoe ze ermee moeten werken. Daarom is training een van de belangrijkste onderdelen van een overstap, al krijgt die niet altijd de aandacht die ze verdient.
Goede begeleiding begint met het in kaart brengen van de belangrijkste medewerkers die reizen boeken en de reizigers. Zij hebben verschillende behoeften, dus één algemene training volstaat niet. Accountmanagers en operationele teams geven doorgaans gerichte trainingen bij de klant. Voor dagelijks gebruik zijn er online portalen en trainingsmaterialen beschikbaar, zodat medewerkers kunnen leren op een manier die bij hun werk past.
‘Laten we eerlijk zijn: niet iedereen staat meteen open voor verandering, en dat is begrijpelijk. Training is er niet om mensen van het nieuwe systeem te overtuigen, maar om echte problemen snel op te lossen en te zorgen dat niemand vastloopt. Ontevredenheid ontstaat vaak doordat medewerkers nog niet goed bekend zijn met de nieuwe dienstverlening. Zeker als ze verwachten dat een nieuwe zakenreisorganisatie dezelfde frustraties met zich meebrengt als de vorige.’
Justin Isaacs, Global Implementation Manager
Elke overstap heeft zijn eigen verhaal…
Overstappen naar een andere zakenreisorganisatie blijft een belangrijke beslissing die zorgvuldige afweging verdient.
Maar een belangrijke beslissing hoeft geen grote verstoring te betekenen. Met tijdige planning, open communicatie, goede begeleiding tijdens de overstap, passende training en ondersteuning na de livegang is het proces beter te overzien dan veel mensen verwachten.
Organisaties die het meeste uit een overstap halen, zijn niet bang om vragen te stellen. Ze stellen juist méér vragen.