Hoe gaat u om met zakelijke reizen tijdens een crisis?
Inzichten van James Challis, Operations Manager bij Gray Dawes TravelWe spraken met James Challis, Operations Manager bij Gray Dawes Travel, over hoe organisaties zakelijke reizen kunnen beheren wanneer dingen niet volgens plan verlopen.
De recente escalaties in het Midden-Oosten laten opnieuw zien hoe snel situaties kunnen veranderen. Gesloten luchtruimen, omgeleide vluchten en aangepaste reisadviezen hebben grote impact gehad op zakelijke reizigers. En dat nog los van verstoringen door natuurrampen of plotselinge logistieke problemen die reisplannen volledig kunnen ontregelen.
Wanneer er iets misgaat tijdens een reis, draait alles om rust bewaren, helder communiceren en snel kunnen schakelen. Dat is precies waar James Challis, ervaren Operations Manager bij Gray Dawes Travel, dagelijks mee werkt.
In dit artikel vertelt James meer over het belang van goede communicatie, een sterke crisisaanpak en hoe onze TripSure-app organisaties helpt reizigers veilig en geïnformeerd te houden.
Mijn achtergrond ligt in crisismanagement binnen de zakenreisbranche…
“De huidige situatie in het Midden-Oosten heeft opnieuw duidelijk gemaakt hoe belangrijk het is dat een Travel Management Company snel en effectief kan handelen wanneer onverwachte situaties ontstaan.”
“Het operationele model van Gray Dawes is daarin een enorme kracht. Dankzij onze teams wereldwijd hebben we letterlijk altijd mensen ter plaatse beschikbaar. Onze dienstverlening is ‘Always On’, wat betekent dat reizigers overal ter wereld ondersteuning krijgen van een ervaren Operations Manager met een duidelijk actieplan.”
“James ontwikkelde zelf een uitgebreid stappenplan voor noodsituaties.”
“Ik heb een document opgesteld waarin precies staat beschreven welke stappen moeten worden genomen zodra een crisis of noodsituatie invloed heeft op reisplannen. Van de eerste acties tot de vervolgstappen in elke fase van een incident.”
Dat helpt ons om wereldwijd consistent te werken. Denk aan vragen zoals: wat moet direct worden geregeld wanneer een crisis ontstaat? Hoe identificeren we VIP-reizigers? Hoe weten we precies wie waar reist? Dat lijkt eenvoudig, maar vraagt veel ervaring en structuur.
Zodra duidelijk is welke impact een situatie heeft op reizigers, start het team direct met ondersteuning.
Volgens James is de wereldwijde aanwezigheid van Gray Dawes hierin essentieel.
“Doordat we teams hebben van Australië tot de Verenigde Staten is er altijd een Operations Team actief. Reizigers komen dus nooit terecht bij een externe nooddienst die hun organisatie niet kent. Het zijn altijd Gray Dawes-medewerkers die werken met Gray Dawes-systemen — 24 uur per dag.”
“Zodra er contact is gelegd, werkt het hele team samen om ondersteuning te bieden. Niemand hoeft te wachten. We werken volgens een duidelijke structuur waardoor we snel kunnen handelen.”
Daarnaast speelt ervaring een grote rol.
“Een van onze grootste voordelen is de enorme ervaring binnen ons Operations Team. Veel collega’s werken al jarenlang in reis- en crisismanagement. Zij weten instinctief wat er moet gebeuren wanneer een noodsituatie ontstaat.”
Gray Dawes blijft investeren in crisismanagement en internationale standaarden.
“We adviseren klanten ook om te kijken naar ISO 31030, een internationale richtlijn voor het beheersen van reisrisico’s binnen organisaties.”
Volgens James versterken certificeringen het vertrouwen van klanten en reizigers.
“Het laat zien dat wij weten hoe we moeten handelen tijdens een crisis en dat we beschikken over de juiste processen om dat professioneel aan te pakken.”
Toch blijft het team continu oefenen.
“We willen nooit zelfgenoegzaam worden. Daarom testen we onze processen regelmatig. Ik werk momenteel aan verschillende scenario-oefeningen waarbij we realistische noodsituaties simuleren en het volledige proces doorlopen.”
Houd reizigers in beeld met TripSure
Met onze interactieve TripSure-app kunnen organisaties reizigers volgen, risico’s monitoren en realtime informatie ontvangen om snel en goed onderbouwd beslissingen te nemen.
De app werkt naadloos samen met ons online boekingssysteem YourTrip en kan volledig worden afgestemd op de behoeften van uw organisatie.
Voor reizigers onderweg biedt TripSure onder andere:
-
Realtime vluchtupdates
-
Risicomeldingen
-
GPS check-ins bij noodsituaties
-
Direct inzicht in reisplannen en wijzigingen
Samenwerking is essentieel tijdens een crisis
“Goede samenwerking maakt een enorm verschil,” vertelt James.
“We werken nauw samen met leveranciers en partners die ons helpen reizigers snel thuis te krijgen of realtime informatie te leveren.”
“Binnen enkele minuten kunnen wij precies zien waar reizigers zich bevinden — op een luchthaven of ergens ter plaatse — en bepalen welke actie nodig is. Die snelheid is cruciaal.”
James benadrukt opnieuw het belang van de wereldwijde ondersteuning.
“Het maakt niet uit waar iemand zich bevindt. Als een reiziger Gray Dawes belt, krijgt die altijd direct iemand aan de lijn. Wanneer onze Australische teams offline zijn, wordt de oproep automatisch doorgeschakeld naar collega’s in het Verenigd Koninkrijk.”
Volgens James draait succesvol crisismanagement uiteindelijk om drie dingen:
“De juiste technologie, een sterk plan en ervaren mensen die weten hoe ze moeten handelen.”
TripSure is een onmisbaar hulpmiddel voor reizigersveiligheid
“Voor travel managers is het enorm waardevol om realtime te kunnen zien waar reizigers zich bevinden.”
“TripSure geeft organisaties extra controle en helpt reizigers beter voorbereid op pad te gaan. En als extra ondersteuning nodig is, staan wij altijd klaar via telefoon of e-mail.”
Volgens James onderscheidt de combinatie van technologie en persoonlijke ondersteuning Gray Dawes van andere partijen.
“TripSure werkt volledig geïntegreerd met YourTrip, waardoor reizigers eenvoudig wijzigingen kunnen doorvoeren wanneer bijvoorbeeld een trein- of vluchtverstoring plaatsvindt.”
“De technologie helpt ons team bovendien om meer aandacht te besteden aan complexe situaties waarin persoonlijke ondersteuning echt het verschil maakt.”
“In zulke momenten is een kalm en ervaren aanspreekpunt onmisbaar.”
HET LAATSTE VAN ONZE BLOG
Hoe financiële organisaties slimmer besparen op zakelijk reizen
In de financiële sector draait alles om controle, inzicht en rendement. Toch blijft zakelijk reizen vaak een gebied waar nog veel winst te behalen is. Niet omdat organisaties geen beleid hebben, maar omdat besparingskansen zich vaak verschuilen in dagelijkse processen, versnipperde data en kleine afwijkingen die samen een groot effect hebben.
De werkelijke waarde van face-to-face afspraken
De afgelopen jaren, en zeker sinds COVID-19, zijn videogesprekken en chatberichten een vanzelfsprekend onderdeel geworden van de werkdag. Het is snel, efficiënt en mogelijk vanaf vrijwel iedere locatie met een stabiele internetverbinding.
De ROI van zakelijk reizen
De organisaties die de komende jaren succesvol zijn, zijn niet degenen die het meest reizen, maar degenen die het slimst reizen.