7 manieren om te besparen op zakenreizen
Slimme bespaartips om efficiënter en voordeliger zakenreizen te boeken.Zoekt u manieren om op uw reisbudget te besparen?
Wij ondersteunen onze medewerkers actief om de beste versie van zichzelf te worden. Het is geen toeval dat Gray Dawes beter functioneert wanneer onze mensen zich gelukkiger voelen. Door carrièremogelijkheden aan te bieden en onze werkvoorwaarden af te stemmen op de diverse behoeften van onze medewerkers, hebben we een omgeving gecreëerd waarin iedereen zich welkom, gerespecteerd en gehoord voelt.
Door samen te werken met een Travel Management Company (TMC) die toegang biedt tot de beste tarieven voor vluchten, hotels, treinreizen en autoverhuur, en door reisgedrag te analyseren en vroegboekvoordelen te benutten, kunt u flink besparen – mits u weet hoe.
In dit artikel belichten we 7 belangrijke strategieën waarmee bedrijven hun zakenreisbudget kunnen optimaliseren, slimmer kunnen boeken en efficiënter kunnen uitgeven.
1. Toegang tot uitgebreide reiscontent
Bij Gray Dawes geloven we dat content de sleutel is tot kostenbesparing. Zorg ervoor dat uw TMC een volledig aanbod levert via alle kanalen en niet beperkt blijft tot slechts één Global Distribution System (GDS). Let daarbij op:
- New Distribution Capability (NDC)-tarieven voor luchtvaartmaatschappijen
- Een compleet aanbod van low-cost airlines
- Hotelcontent inclusief platforms zoals Booking.com en Expedia
- Volledige, Internationale treinplatforms als Trainline en BeNeRail, inclusief Europese spoorwegmaatschappijen als Renfe, DB of Eurostar.
2. Boek ruim van tevoren
Boek zover mogelijk voor vertrek . Overweeg een reisbeleid waarin wordt vastgelegd dat alle boekingen minimaal 21 dagen voor vertrek moeten worden gereserveerd. Dit helpt niet alleen bij naleving, maar beïnvloedt ook het boekgedrag van uw reizigers positief.
3. Analyseer reisgedrag
Onze Consultant analyseert graag uw boekingspatronen en stelt vast welke soort boekingsklasse of leverancier vaak wordt gekozen. Worden er bijvoorbeeld (non)flexibele of, duurdere tarieven geboekt? Onderzoek of deze flexibiliteit daadwerkelijk noodzakelijk is of slechts in het voordeel is van de reiziger en niet voor het bedrijf.
Dit geldt voor zowel vluchten, hotels als treinreizen. Bijvoorbeeld: het gelijktijdig boeken van een hotel en vlucht kan leiden tot aantrekkelijke voordelen.
4. Stimuleer het gebruik van online boeking
Investeer in het stimuleren van online boekingen via uw gekozen bookingtool. De technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren maken het mogelijk om de meeste zakelijk reizen digitaal te boeken, inclusief complexere reisplannen. Online boekingen resulteren in lagere servicekosten en betere naleving van reisbeleid.
Training speelt hierin een essentiële rol. Begrijp waarom reizigers offline boeken en bied gerichte ondersteuning om het gebruik van online tools te verhogen.
5. Implementeer goedkeuringsprocessen
Introduceer een goedkeuringsproces waarbij alle boekingen binnen het reisbeleid blijven. Stel tariefplafonds in voor belangrijke bestemmingen en definieer methodieken om de beste tarieven te garanderen op het moment van reserveren. Boekingen die buiten het beleid vallen, dienen goedgekeurd te worden met een duidelijke motivatie.
6. Beheer ongebruikte tickets
Veel ongebruikte tickets worden niet gemeld door de reiziger voor terugbetaling, wat leidt tot onnodig verlies.
Zorg voor een efficiënt terugbetalingsproces tussen reizigers en uw reisagent.
Dit proces moet eenvoudig en overzichtelijk zijn en automatisch ongebruikte tickets signaleren voor restitutie.
7. Maak gebruik van loyaliteitsprogramma’s
Het inschrijven voor loyaliteitsprogramma’s van uw meest gebruikte dienstverleners kan aanzienlijke besparingen opleveren, naast andere voordelen.
Loyaliteitsprogramma’s zoals Flying Blue van AF/KLM of Miles & More van Lufthansa worden vaak over het hoofd gezien bij kostenbeheersing. Extra bagagevoordelen of gespaarde punten kunnen prima worden ingezet om uw reiskosten te verminderen.
Uw reisagent zou in staat moeten zijn om punten van verschillende programma’s te beheren, bij te houden en te rapporteren als besparingen binnen uw Management Information (MI)-rapportages.
Met deze strategieën kunt u als -bedrijf uw zakelijke reisuitgaven verlagen en tegelijkertijd een efficiënt en flexibel reisprogramma behouden.
Gerelateerde artikelen
De elektrische doorbraak in zakelijk vervoer
De toekomst van zakelijk reizen beweegt zich steeds verder richting duurzame, flexibele mobiliteit. Waar elektrische auto’s al steeds vaker worden ingezet, gaat Utrecht nu een stap verder: met de introductie van 500 elektrische deelauto’s met V2G-technologie (Vehicle-to-Grid), wordt mobiliteit niet alleen schoner, maar ook slimmer.
Wijzigingen in onkostenvergoedingen per 2025
Wat Nederlandse bedrijven moeten weten over nieuwe regels en reisbeleid
Vanaf januari 2025 gelden er nieuwe normen voor onkostenvergoedingen in Nederland. Deze wijzigingen raken direct aan het reisbeleid van organisaties, van dagvergoedingen tot mobiliteitskosten. Voor bedrijven die hun zakenreizen efficiënt, compliant én toekomstgericht willen organiseren, is het belangrijk om deze updates tijdig door te voeren.
Als uw partner in zakelijk reizen houden wij u graag op de hoogte van de belangrijkste veranderingen – zodat u voorbereid blijft, beleidsmatig scherp blijft, en uw reizigers zich volledig kunnen richten op hun bestemming.
Een nieuw tijdperk in persoonlijk zakenreizen
In een tijd waarin alles – van koffiebestellingen tot afspeellijsten – volledig op maat kan, is het logisch dat ook vliegen persoonlijker wordt. Lufthansa introduceert met Allegris een vernieuwde reiservaring op intercontinentale vluchten, waarbij comfort, keuzevrijheid en persoonlijke service centraal staan in alle reisklassen.
HOOFDKANTOOR
Amsterdam, Nederland
BEL ONS
EMAIL ONS
ALTIJD BEREIKBAAR
Neem contact met ons op
Heeft u een vraag of wilt u meer informatie over onze diensten? Laat uw gegevens achter en één van onze medewerkers neemt zo snel mogelijk contact met u op.
AANMELDEN NIEUWSBRIEF
VOLG ONS
VISIT
© Gray Dawes Group 2025