8 Slimme Tips Voor Travel Managers
praktische oplossingen om uw zakelijke reisprogramma slimmer en efficiënter te makenMaak zakelijke reizen soepeler, slimmer en strategischer
Met de juiste aanpak wordt die uitdaging een stuk eenvoudiger. Of u nu de boekingen wilt optimaliseren, kosten wilt verlagen of de reizigerservaring wilt verbeteren, deze acht tips helpen u om uw reisprogramma sterker en toekomstbestendig te maken.
1. Blijf wendbaar in een veranderende markt
Het zakelijke reislandschap verandert sneller dan ooit. Nieuwe regelgeving, technologische ontwikkelingen en veranderende verwachtingen van reizigers vragen om een flexibele en proactieve aanpak.
Zakelijk reisbeheer is geen statisch proces, maar een voortdurend project dat moet worden aangepast aan actuele omstandigheden. Door ontwikkelingen te volgen, zoals luchtvaartfusies, beleidswijzigingen of internationale gebeurtenissen, kunt u sneller inspelen op veranderingen en verstoringen voorkomen.
Wendbaarheid en alertheid helpen u om het reisprogramma efficiënt te houden, ook wanneer omstandigheden plots wijzigen.
2. De kracht van samenwerking
Een sterk reisprogramma ontwikkelt u niet alleen. Werk nauw samen met de Account Manager van uw TMC om ervoor te zorgen dat uw beleid aansluit bij bredere organisatiedoelen, zoals duurzaamheid, kostenbeheersing, servicekwaliteit of naleving van het reisbeleid.
Door open en regelmatige communicatie blijft reizigersfeedback zichtbaar en kunt u het programma beter afstemmen op daadwerkelijke behoeften.
Samenwerking zorgt voor een reisbeleid dat zowel kosten beheerst als het welzijn van reizigers ondersteunt, wat uiteindelijk leidt tot betere naleving en betere resultaten.
3. Uw data is uw routekaart
Reisdata is veel meer dan een opsomming van cijfers. Het is een routekaart die verborgen inzichten bevat waarmee u kostbare verbeteringen kunt realiseren.
Door data te analyseren ontdekt u bijvoorbeeld boekingen buiten het reisbeleid, misgelopen kortingsafspraken of kostenpatronen die u kunt optimaliseren.
Ook kunt u trends herkennen, zoals dagen waarop vluchtprijzen structureel hoger liggen, zodat u het reisbeleid hierop kunt aanpassen.
Effectief gebruik van data maakt uw reisprogramma slimmer, efficiënter en beter afgestemd op de doelstellingen van uw organisatie.
4. Technologie als versneller
Waarom moeilijk doen als technologie het eenvoudiger maakt? Met moderne boekingstools zoals YourTrip wordt het boeken van reizen overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.
YourTrip biedt toegang tot verschillende bronnen, waardoor u gemakkelijk keuzes maakt tussen luchtvaart, hotels, trein, autohuur en aanvullende diensten. De interface is eenvoudig en intuïtief, én het is dezelfde tool die onze eigen consultants wereldwijd gebruiken.
Daardoor sluit ondersteuning en integratie naadloos op elkaar aan en profiteert iedereen van een consistente ervaring.
Onze High Tech-belofte
Bij Gray Dawes kijken we verder dan scherpe tarieven en slimme routes. We willen uw organisatie écht begrijpen: uw cultuur, doelen en specifieke wensen.
Daarom bieden we persoonlijke reisoplossingen die volledig aansluiten op uw behoeften. Met toegang tot verschillende boekingsbronnen krijgt u altijd een breed en concurrerend aanbod binnen luchtvaart, hotels, trein, autohuur en aanvullende diensten.
Omdat YourTrip wereldwijd door onze consultants wordt gebruikt, is de samenwerking eenvoudig, consistent en efficiënt.
5. Veiligheid en zorgplicht voorop
Voor reizigers is het belangrijk dat hun veiligheid centraal staat. In combinatie met YourTrip monitort TripSure elke stap van de reis. Reizigers en boekers ontvangen meldingen over mogelijke verstoringen of risico’s, en travel managers beschikken over een interactief dashboard met actuele reizigerslocaties, risicowaarschuwingen, vluchtstatus en landinformatie.
Dit geeft organisaties rust en zekerheid. Door proactief te werken, kunt u altijd snel reageren wanneer zich onverwachte situaties voordoen.
Slimmer plannen van reizen
Goed reisbeheer begint vaak al voordat de eerste boeking is gemaakt. Door reizigers te helpen bewuste keuzes te maken, kunnen kosten en stress aanzienlijk worden verminderd.
Dit gaat niet alleen over het vinden van de goedkoopste vlucht, maar over inzicht in timing en flexibiliteit.
Een voorbeeld: een meeting om negen uur ’s ochtends in Londen leidt vrijwel altijd tot dure spitsvluchten of treinen. Door de afspraak slechts anderhalf uur later te starten, reizen medewerkers buiten de spits, is er meer beschikbaarheid en verloopt de reis vaak rustiger en comfortabeler.
7. Voorbereiden op RFP-periodes
Een TMC is meer dan een partij die boekingen uitvoert. Het is uw belangrijkste partner tijdens het bepalen van tarieven en contracten.
Door de jaarlijkse RFP (Request for Proposal)-periode goed te benutten, krijgt u inzicht in marktprijzen en kunt u reisbudgetten en tarieven beter afstemmen op de huidige situatie.
Samenwerken met uw TMC betekent gebruikmaken van hun marktexpertise, leveranciersrelaties en onderhandelingskracht.
Een doordachte RFP-strategie zorgt ervoor dat reizigers profiteren van betere locaties, voorwaarden en prijzen, zonder onnodige administratieve belasting.
Zorg voor goede en blijvende training
Een reisbeleid werkt alleen wanneer reizigers en boekers goed geïnformeerd zijn. Daarom is regelmatige training essentieel.
Organiseer onboarding-sessies voor nieuwe medewerkers zodat zij vanaf het begin weten hoe boekingen werken en welk beleid geldt.
Ook periodieke opfristrainingen helpen om wijzigingen in het reisbeleid toe te lichten, nieuwe functionaliteiten te introduceren en best practices te versterken.
Heldere communicatie verhoogt de naleving en maakt het reisprogramma sterker.
Conclusie
Met deze strategieën beheert u reizen niet alleen efficiënter, maar transformeert u uw reisprogramma tot een strategisch onderdeel van uw organisatie.
U krijgt meer grip op kosten, verhoogt de veiligheid, verbetert de reizigerservaring en zorgt voor een programma dat wendbaar blijft in een veranderende wereld.
Daarnaast draagt een soepel en goed georganiseerd reisprogramma bij aan een sterk werkgeversmerk, doordat medewerkers zich ondersteund en veilig voelen wanneer zij onderweg zijn.
HET LAATSTE VAN ONZE BLOG
Hoe Nederlandse bedrijven zakelijk reizen heroverwegen in 2026
In Nederland verandert de manier waarop organisaties omgaan met zakelijk reizen. Niet omdat reizen verdwijnt, maar omdat het doel van reizen, de inrichting van reisbeleid en de verwachtingen rondom rapportage verschuiven.
Hoe u een beter reisbeleid voor 2026 bouwt
Bij Gray Dawes Travel zijn we druk bezig met de voorbereidingen voor het nieuwe jaar, met alle kansen en uitdagingen die horen bij een dynamische en voortdurend veranderende zakelijke reisomgeving. Dit is ook hét moment voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het boeken en inkopen van zakelijke reizen om het eigen reisbeleid opnieuw te bekijken. Wat werkte goed in 2025, wat moet anders en hoe blijft u een stap voor.
Slimmer overnachten voor de moderne zakelijke reiziger
Met meer dan 38.000 aangesloten accommodaties in 180 landen, waaronder zowel zelfstandige hotels als internationale hotelketens, bieden de zakelijke tarieven van Expedia toegang tot aantrekkelijke voordelen
HOOFDKANTOOR
Molenwerf 24
Amsterdam, Nederland
BEL ONS
088-1201901
EMAIL ONS
ALTIJD BEREIKBAAR
Neem contact met ons op
Heeft u een vraag of wilt u meer informatie over onze diensten? Laat uw gegevens achter en één van onze medewerkers neemt zo snel mogelijk contact met u op.