HOE ‘LEAKAGE’ UW REISPROGRAMMA KAN ONDERMIJNEN (EN HOE U DIT VOORKOMT)
Onze uitgebreide gidsWhen it comes to business travel, leakage has nothing to do with burst pipes…
Stel uw reisprogramma voor als een emmer. In die emmer bevinden zich al uw reizigers, die veilig en gecontroleerd van A naar B worden begeleid. Maar wat gebeurt er als er een gat in die emmer ontstaat? Uw zorgvuldig opgestelde reisbeleid begint te lekken, reizigers vallen buiten de afspraken en u verliest het overzicht en de controle.
Leakage verwijst naar reisboekingen die medewerkers maken buiten de goedgekeurde kanalen, het beleid, de afgesproken kosten of leveranciers om. Deze afwijkingen zorgen voor versnipperde data, minder inzicht in uitgaven en een zwakkere onderhandelingspositie richting leveranciers.
Het voorkomen van leakage is essentieel om uw reisbeleid effectief te laten functioneren, zowel nu als op de lange termijn. In dit artikel gaan we dieper in op de oorzaken en geven we praktische handvatten om dit te voorkomen.
WAT IS LEAKAGE?
Hoe herkent u het Probleem?
Eenvoudig gezegd is leakage elke reis die door medewerkers wordt geboekt of betaald buiten het vooraf vastgestelde reisbeleid. Dit zijn veelvoorkomende signalen:
Een medewerker boekt een vlucht rechtstreeks via een luchtvaartmaatschappij in plaats van via de Travel Management Company of het boekingssysteem
Een hotel wordt gereserveerd via een website die niet binnen het beleid valt, waardoor afgesproken tarieven niet worden benut
Een medewerker betaalt zelf voor een vlucht of huurauto met een privékaart of contant geld
Er wordt gekozen voor businessclass, een premium stoel of een luxer hotel dan het beleid toestaat
5 MANIEREN OM LEAKAGE VANDAAG NOG TE VOORKOMEN
1. Zorg vanaf het begin voor een helder reisbeleid
Een effectief reisbeleid hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog: hoe duidelijker en toegankelijker het is geschreven, hoe groter de kans dat medewerkers het daadwerkelijk volgen.
Leg helder uit welke boekingsmethoden zijn toegestaan, met welke leveranciers u werkt, wat de budgetten zijn en hoe betalingen verlopen. Zorg dat het prettig leesbaar blijft.
Your policy should explain your approved booking methods, preferred suppliers, spending limits, and payment procedures without becoming a chore to read.
Hoe wij u ondersteunen als uw partner in zakelijk reizen
- Wij helpen u bij het opstellen van een passend en toekomstbestendig reisbeleid
- Wij zorgen dat het beleid geïntegreerd wordt in uw boekingssysteem
- Wij adviseren u bij updates wanneer de reiswereld verandert
2. Gebruik een goedgekeurd en gebruiksvriendelijk boekingssysteem
Een duidelijk beleid is één ding, maar het moet ook makkelijk zijn om het te volgen. Kies daarom voor een boekingssysteem dat overzichtelijk is, een breed aanbod biedt en eenvoudig toegankelijk is.
Een oplossing zoals YourTrip binnen het PORTAL platform maakt het voor medewerkers laagdrempelig om binnen de afspraken te boeken.
Hoe wij u ondersteunen als uw partner in zakelijk reizen
- Met een gebruiksvriendelijk boekingssysteem, ondersteund door ervaren specialisten
- Door uw voorkeursleveranciers en tarieven direct in het systeem op te nemen
- Met actuele data en inzichten in naleving van het beleid
3. Informeer en train uw medewerkers
Wanneer u dagelijks met het reisbeleid werkt, lijkt het vanzelfsprekend. Voor medewerkers is dat niet altijd het geval.
Het is daarom belangrijk dat zij niet alleen weten hoe ze moeten boeken, maar ook begrijpen waarom het beleid bestaat. Wanneer dat inzicht er is, neemt de kans op afwijkingen aanzienlijk af.
Leakage is far less likely if everyone within the organisation is well-informed about the reasons and objectives behind why a travel policy is in place.
Hoe wij u ondersteunen als uw partner in zakelijk reizen
- Met trainingen en uitleg over het boekingssysteem
- Met duidelijke handleidingen en continue ondersteuning
- Door u te helpen het belang van het reisbeleid intern goed te communiceren
4. Monitor uw reisdata continu
Door reisdata structureel te analyseren, ziet u waar afwijkingen ontstaan en waar verbetering mogelijk is. Houd er rekening mee dat dit een doorlopend proces is. Wat vandaag werkt, hoeft morgen niet meer optimaal te zijn.
Hoe wij u ondersteunen als uw partner in zakelijk reizen
- Met rapportages die inzicht geven in naleving en afwijkingen
- Door patronen te signaleren bij teams of individuen
- Met advies om uw programma continu te verbeteren
5. Maak duidelijke afspraken met leveranciers
Dankzij onze wereldwijde relaties met leveranciers helpen wij u om deze voordelen optimaal te benutten.
Hoe wij u ondersteunen als uw partner in zakelijk reizen
- Door onderhandelingen met leveranciers namens u te voeren
- Door voorkeursleveranciers zichtbaar te maken in het boekingssysteem
- Door gebruik en prestaties te monitoren om afspraken te behouden en te verbeteren
HET VOORKOMEN VAN LEAKAGE BEGINT BIJ DE JUISTE MENSEN .
Bij Gray Dawes geloven wij dat zakelijk reizen draait om mensen. Technologie en data zijn belangrijk, maar echte meerwaarde ontstaat door persoonlijke aandacht en expertise.
Onze High Touch
aanpak zorgt ervoor dat uw reizigers betrokken blijven en uw reisprogramma optimaal wordt benut.
LEAKAGE KAN UW REISBELEID AANZIENLIJK VERZWAKKEN
Het goede nieuws is dat leakage goed te beperken is. Met een duidelijk beleid, een sterk boekingssysteem, betrokken medewerkers en continue monitoring houdt u controle over uw reisprogramma.
Als uw partner in zakelijk reizen ondersteunen wij u in elke stap van dit proces. Van slimme systemen en sterke leveranciersafspraken tot persoonlijke begeleiding: samen zorgen we ervoor dat uw reisprogramma naar een hoger niveau wordt gebracht.
HET LAATSTE VAN ONZE BLOG
De elektrische doorbraak in zakelijk vervoer
De toekomst van zakelijk reizen beweegt zich steeds verder richting duurzame, flexibele mobiliteit. Waar elektrische auto’s al steeds vaker worden ingezet, gaat Utrecht nu een stap verder: met de introductie van 500 elektrische deelauto’s met V2G-technologie (Vehicle-to-Grid), wordt mobiliteit niet alleen schoner, maar ook slimmer.
Wijzigingen in onkostenvergoedingen per 2025
Wat Nederlandse bedrijven moeten weten over nieuwe regels en reisbeleid
Vanaf januari 2025 gelden er nieuwe normen voor onkostenvergoedingen in Nederland. Deze wijzigingen raken direct aan het reisbeleid van organisaties, van dagvergoedingen tot mobiliteitskosten. Voor bedrijven die hun zakenreizen efficiënt, compliant én toekomstgericht willen organiseren, is het belangrijk om deze updates tijdig door te voeren.
Als uw partner in zakelijk reizen houden wij u graag op de hoogte van de belangrijkste veranderingen – zodat u voorbereid blijft, beleidsmatig scherp blijft, en uw reizigers zich volledig kunnen richten op hun bestemming.
8 Slimme Tips Voor Travel Managers
In de huidige zakelijke wereld vervullen travel managers een belangrijke rol. U zorgt ervoor dat reizen soepel verlopen, binnen budget blijven en zo stressvrij mogelijk zijn. Dat vraagt om een constante balans tussen kosten, planning en tevreden reizigers.