7 manieren om te besparen op zakenreizen
Slimme bespaartips om efficiënter en voordeliger zakenreizen te boeken.Zoekt u manieren om op uw reisbudget te besparen?
Wij ondersteunen onze medewerkers actief om de beste versie van zichzelf te worden. Het is geen toeval dat Gray Dawes beter functioneert wanneer onze mensen zich gelukkiger voelen. Door carrièremogelijkheden aan te bieden en onze werkvoorwaarden af te stemmen op de diverse behoeften van onze medewerkers, hebben we een omgeving gecreëerd waarin iedereen zich welkom, gerespecteerd en gehoord voelt.
Door samen te werken met een Travel Management Company (TMC) die toegang biedt tot de beste tarieven voor vluchten, hotels, treinreizen en autoverhuur, en door reisgedrag te analyseren en vroegboekvoordelen te benutten, kunt u flink besparen – mits u weet hoe.
In dit artikel belichten we 7 belangrijke strategieën waarmee bedrijven hun zakenreisbudget kunnen optimaliseren, slimmer kunnen boeken en efficiënter kunnen uitgeven.
1. Toegang tot uitgebreide reiscontent
Bij Gray Dawes geloven we dat content de sleutel is tot kostenbesparing. Zorg ervoor dat uw TMC een volledig aanbod levert via alle kanalen en niet beperkt blijft tot slechts één Global Distribution System (GDS). Let daarbij op:
- New Distribution Capability (NDC)-tarieven voor luchtvaartmaatschappijen
- Een compleet aanbod van low-cost airlines
- Hotelcontent inclusief platforms zoals Booking.com en Expedia
- Volledige, Internationale treinplatforms als Trainline en BeNeRail, inclusief Europese spoorwegmaatschappijen als Renfe, DB of Eurostar.
2. Boek ruim van tevoren
Boek zover mogelijk voor vertrek . Overweeg een reisbeleid waarin wordt vastgelegd dat alle boekingen minimaal 21 dagen voor vertrek moeten worden gereserveerd. Dit helpt niet alleen bij naleving, maar beïnvloedt ook het boekgedrag van uw reizigers positief.
3. Analyseer reisgedrag
Onze Consultant analyseert graag uw boekingspatronen en stelt vast welke soort boekingsklasse of leverancier vaak wordt gekozen. Worden er bijvoorbeeld (non)flexibele of, duurdere tarieven geboekt? Onderzoek of deze flexibiliteit daadwerkelijk noodzakelijk is of slechts in het voordeel is van de reiziger en niet voor het bedrijf.
Dit geldt voor zowel vluchten, hotels als treinreizen. Bijvoorbeeld: het gelijktijdig boeken van een hotel en vlucht kan leiden tot aantrekkelijke voordelen.
4. Stimuleer het gebruik van online boeking
Investeer in het stimuleren van online boekingen via uw gekozen bookingtool. De technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren maken het mogelijk om de meeste zakelijk reizen digitaal te boeken, inclusief complexere reisplannen. Online boekingen resulteren in lagere servicekosten en betere naleving van reisbeleid.
Training speelt hierin een essentiële rol. Begrijp waarom reizigers offline boeken en bied gerichte ondersteuning om het gebruik van online tools te verhogen.
5. Implementeer goedkeuringsprocessen
Introduceer een goedkeuringsproces waarbij alle boekingen binnen het reisbeleid blijven. Stel tariefplafonds in voor belangrijke bestemmingen en definieer methodieken om de beste tarieven te garanderen op het moment van reserveren. Boekingen die buiten het beleid vallen, dienen goedgekeurd te worden met een duidelijke motivatie.
6. Beheer ongebruikte tickets
Veel ongebruikte tickets worden niet gemeld door de reiziger voor terugbetaling, wat leidt tot onnodig verlies.
Zorg voor een efficiënt terugbetalingsproces tussen reizigers en uw reisagent.
Dit proces moet eenvoudig en overzichtelijk zijn en automatisch ongebruikte tickets signaleren voor restitutie.
7. Maak gebruik van loyaliteitsprogramma’s
Het inschrijven voor loyaliteitsprogramma’s van uw meest gebruikte dienstverleners kan aanzienlijke besparingen opleveren, naast andere voordelen.
Loyaliteitsprogramma’s zoals Flying Blue van AF/KLM of Miles & More van Lufthansa worden vaak over het hoofd gezien bij kostenbeheersing. Extra bagagevoordelen of gespaarde punten kunnen prima worden ingezet om uw reiskosten te verminderen.
Uw reisagent zou in staat moeten zijn om punten van verschillende programma’s te beheren, bij te houden en te rapporteren als besparingen binnen uw Management Information (MI)-rapportages.
Met deze strategieën kunt u als -bedrijf uw zakelijke reisuitgaven verlagen en tegelijkertijd een efficiënt en flexibel reisprogramma behouden.
Gerelateerde artikelen
AI in Zakenreizen: Innovatie met verantwoordelijkheid
Kunstmatige intelligentie (AI) verandert in rap tempo de manier waarop we werken, reizen en met elkaar communiceren. Ook in de zakenreiswereld biedt AI veelbelovende mogelijkheden: denk aan realtime updates, slimme boekingsadviezen en gepersonaliseerde service. Maar juist bij zulke krachtige technologieën is het essentieel om verantwoordelijkheid voorop te zetten.
Hoe bleisure de manier verandert waarop we zakelijk reizen
Blended travel – ook wel bleisure genoemd – combineert zakelijke reizen met ontspanning. Een groeiende trend die perfect past bij het hybride werken van vandaag, waarin flexibiliteit, mentale gezondheid en werk-privébalans steeds belangrijker worden.
Zakelijke Reistrends voor 2025: De belangrijkste trends op een rij
De zakenreisbranche staat in 2025 voor grote veranderingen. Van technologische innovaties tot strengere regelgeving en een verhoogde focus op duurzaamheid, bedrijven zullen zich moeten aanpassen om efficiënt en kosteneffectief te blijven reizen.
HOOFDKANTOOR
Amsterdam, Nederland
BEL ONS
EMAIL ONS
ALTIJD BEREIKBAAR
Neem contact met ons op
Heeft u een vraag of wilt u meer informatie over onze diensten? Laat uw gegevens achter en één van onze medewerkers neemt zo snel mogelijk contact met u op.
AANMELDEN NIEUWSBRIEF
VOLG ONS
VISIT
© Gray Dawes Group 2025